会社の忘年会などで幹事をするとき、「ドタキャン対策」をきちんとしておかないと、幹事がキャンセル料を負担せざるを得なくなるかもしれない。幹事がすべきドタキャン対策には次のようなものがあり、これを知っているだけで幹事が損をするようなことを防げるだろう。

対策1　いつからキャンセル料がかかるか確かめる

お店によっては、予約の数日前や当日に人数を変更するとキャンセル料がかかるケースがあるため、いつから料金が発生するのか、Webサイトや電話問い合わせを通じて確かめておくことが大切だ。

確かめておかないと、実際にドタキャンする人が出てお店に連絡したときに初めて、キャンセル料について知ることになるかもしれない。

キャンセル料がかかることに後から気づいた場合、誰が負担するかで揉める可能性がある。

対策2　キャンセル料について参加者に事前に連絡する

キャンセル料について分かったら、参加者へ事前に連絡し、キャンセルした本人が料金を負担することを明確にしておこう。

それだけでなく、「キャンセル料は●月●日から発生する」「予約の3〜1日前なら●％、当日なら100％のキャンセル料がかかる」といった具体的な内容も伝えるとよい。

このとき大切なのは、口頭で伝えるのではなく、メールなど形に残して伝えることだ。口頭で伝えると証拠として残らず、キャンセル料を巡ってトラブルになる可能性もゼロではない。

対策3　事前に集金する

席だけでなくコース料理や飲み放題なども予約していて、1人あたりの料金が決まっているなら、事前に集金しておくのも対策の一つだ。

参加者は事前にお金を払うことで、払っていないときと比べてキャンセルしにくくなる。

また、キャンセル料は本人が負担することも併せて伝えておけば、万が一ドタキャンが出ても、集めておいた費用からすぐに払える。

対策4　あえて実際の人数より少ない人数で予約する

実際の参加予定人数は15人だとしても、13人や14人など、あえて少なめの人数で予約する方法もある。

飲食店では、ドタキャンに対してキャンセル料を求めることがある一方で、少し人数が増える分には問題なく対応してくれることがあるからだ。

ただし、必ず対応してくれるとは限らないので、人数が少し増える可能性があることをお店に伝え、そのときの対応について事前に確かめておくと安心だ。

幹事を担当した飲み会でドタキャンが発生し、思わぬ出費がかかることのないよう、こういった対策をあらかじめしておきたい。

文・廣瀬優香（フリーライター）
編集・dメニューマネー編集部

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