経費を立て替えて会社に請求するだけなら、何も問題は起きないと思いがちですが、実際には大きなトラブルになることがあります。経費の精算に慣れていない人や、転職直後で勤務先の経費精算のやり方に慣れていない人は要注意です。一体どんなトラブルが起きるのでしょうか。

トラブル１　カードでポイントが付いて使ったら「横領」と見なされた

会社の就業規則で「経費を立て替える際にポイントやマイレージを取得してはいけない」となっているなら、自分のクレジットカードで決済してポイントがつくと就業規則違反です。

経費精算で何気なくレシートを経理担当者に渡すと、お店のポイントが貯まったことがレシートに記載されていて、違反がばれることがあります。

これは、経費を負担しているのは会社であり、社員は何も負担していないのにポイントを得ることは不正と見なす考え方です。

会社の経費の精算で生じたポイントは会社のものだとすれば、会社の資産であるポイントを個人的に使うと横領と見なされる可能性があります。

逆に、経費を立て替える際にポイントを得ることが規則で禁止されておらず、社内の慣行としても認められているなら、会社との間でトラブルになる心配はないでしょう。

トラブル２　精算期限を過ぎて始末書を書かされた

多くの会社では経費精算の期限を設定していて、期限後に申請すると始末書を書かされる会社もありますが、法的には5年以内なら建て替え経費の請求ができます。

会社の内規で5年より短い期限を設定しても、5年間請求できる法律上の権利は侵害できません。規則で1ヵ月以内となっていても、3年前や4年前の経費でも会社に請求できるのです。

ただ、何年も経ってから立替分を申請されると、会社は法人税の申告書の修正が必要になり、膨大な影響が生じかねません。会社はこのような事態を回避するために、始末書をはじめとした罰則を設けて、期限後に社員が申請しないようにしているわけです。

期限までに申請するクセを付けておけば会社とのトラブルは避けられます。申請を後回しにすると領収書を紛失するリスクもあるので、経費の精算は早めに終わらせましょう。

文・大垣秀介（マネーライター）
編集・dメニューマネー編集部

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