仕事でよく使う「メール」ですが、ある調査では7割以上の人が、自分のメールの書き方・使い方に不安を抱くことがあるそうです。「今さらメールの使い方？」と思う人もいるかもしれませんが、仕事ができる人ほど基本ができています。メールを使う上で、やってはいけないポイントを押さえましょう。

NG１　一つの文章であれもこれも伝えようとする

一つの文に複数の要素を詰め込むと、結局何が言いたいのか分からない文章になってしまいます。一文につき一つのメッセージにとどめましょう。

悪い例

先日お話させていただいた件ですが、初回のお打ち合わせ日時が15日～20日付近に変更になりそうでして、現在クライアントからのご連絡をお待ちしている状況ですが、それまでに一度資料のすり合わせができたらと思い、10日～15日の間でお打ち合わせ可能な日時はございますでしょうか。

このように、読みづらい文章になってしまいます。次に正しい例を見てみましょう。

正しい例

先日お話させていただいた件ですが、初回のお打ち合わせ日時が15日～20日付近に変更になりそうです。

現在、クライアントからのご連絡をお待ちしている状況です。

つきましては、初回のお打ち合わせまでに一度資料のすり合わせができたらと思うのですが、10～15日の間で1時間ほどお時間をいただけないでしょうか。

NG2　文章が長かったり、改行が少なかったりする

一文を短くしたり、適宜箇条書きを使ったりなどして、読みやすさ・見やすさを意識しましょう。

悪い例

先日のお打ち合わせでは貴重な時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。いただいた資料の中にいくつか確認させていただきたい事項があるのですがまずAというツールについてこちらは一度ライセンスを購入すれば永続的に全ての機能を使えるということでよろしいでしょうか。

「いくつか」確認事項があるということなので、この場合は箇条書きを使うのが読みやすいでしょう。

正しい例

先日のお打ち合わせでは、貴重な時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。

いただいた資料の中に2点、確認させていただきたい事項がございます。

・ツールAについて：一度ライセンスを購入すれば、永続的に全ての機能を使えるということでよろしいでしょうか。

・ツールBについて：……

NG3　受け取った相手にどうして欲しいか書かれていない

基本は、メールの目的を初めに明記すること。返信が欲しいのなら、具体的に希望する日時を示す。単に「確認してほしい」などではなく、何をいつまでに検討してほしいのかがはっきりわかるように記すこともポイントです。

悪い例

ご提案いただいた内容で問題ございません。ただ一点、●●については××ということで、認識に相違ありませんでしょうか。それでは、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

「問題ない」と言いつつも、直後に気になる点を挙げています。また、相手にどうしてほしいのかもよくわかりません。

正しい例

一点だけご確認いただきたいのですが、●●については××ということで、認識に相違ありませんでしょうか。

恐れ入りますが、こちら5日(水)までにご返信いただけますと幸いです。

その部分以外は、ご提案いただいた内容で問題ございません。

それでは、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

この他にも、ちょっとしたメールのコツはたくさんあります。タイトルのつけ方等、普段から見やすい、分かりやすいと思った人のメールを分析してみるのも良いでしょう。

文/編集・dメニューマネー編集部

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