仕事で何かを断らなければいけない時、特に相手に直接言えない、メールでのやり取りでは言いづらいもの。ただ、仕事がデキる人は、相手を不快にさせず、しっかりと断る意思を伝えている。そんなメールを送るには4つのコツがある。

コツ1　ハッキリと断りつつも感謝を伝える

最も重要なのは、気が重くてもお茶を濁すのではなく、ハッキリと断る意思を伝えること。ただズバッと断り文句を書くのではなく「提案してくれてありがとう」という、感謝の気持ちを忘れてはならない。

あいまいな表現に逃げて断る意思を明確にしないと、誤解されると考えたほうがいい。相手にこちらの気持ちを察してもらおうという考えはやめよう。

ストレートにお断りの文面を書くことに加え、相手に感謝が伝わる一言を添えてメールを返そう。

コツ2　クッション言葉を活用する

ハッキリと断りつつも、気持ちのいいコミュニケーションをとるためにはクッション言葉をメールに使うと効果的だ。たとえば「恐れ入りますが」「残念ですが」といったものだ。

クッション言葉には次のようなものがある。

・恐れ入りますが
・大変心苦しくはありますが
・申し訳ございませんが
・誠に恐縮ですが
・残念ではございますが

ただクッション言葉も使いすぎると、慇懃無礼な印象になるので、さりげなくポイントにだけ使おう。

コツ3　最初に結論を書く

こちらに同意する意思がない場合は、ハッキリと断る必要があるが、その意思があることを最初に述べたほうがいい。

前置きや言い訳を長々と書くより、結論を先に述べないと、相手にしっかり伝わらないかもしれない。誰もが忙しい時代、長い文章を読まされた挙句、「断ります」では相手もがっくりくるというもの。

まずは結論を簡潔に伝えるのは、ビジネスのプレゼンと同じだ。

コツ4　次回につなげるフォローをしておく

お断りメールを送ったあとも、相手と良好な関係を続けたい場合は、こちらから進んで代替案を出すなど次につなげる努力をしたほうがいい。

こちらの意見が相手にすんなり通るとは限らないが、少なくとも相手には誠意が伝わるはずだ。

文/編集・dメニューマネー編集部

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